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关于做好我校2014届毕业生档案管理工作的通知
2014-03-05 00:00  

关于做好我校2014届毕业生档案管理工作的通知

各院(系):

为进一步做好我校毕业生档案整理和管理工作,规范工作程序,提高档案转递效率,确保毕业生就业工作顺利进行,现将2014届毕业生档案整理要求通知如下,请各院(系)认真遵照执行。

一、档案材料说明

档案袋内的材料原则上须有以下材料(即档案袋封面上所列项目):

1.高招材料

2.学生学年鉴定表:(本科3份,专科2份)

3.学期学生综合测评登记表(本科7份,专科5份)

4.毕业生鉴定表(1份)

5.团员材料(1份)

6.学籍卡片(1份,需附成绩单,成绩单需盖教务处公章)

7.实习鉴定表(1份)

8.社会实践登记表(本科4份,专科3份)

9.学生纪律处分材料(根据学生的实际情况,有则放入档案)

10.毕业生登记表(1份)

11.国家学生体质健康标准登记卡(1份)

以上所列的全部材料,意见栏均需用黑色水笔或钢笔填写清楚,字迹端正,须盖章的请盖上公章,公章请务必盖正。

档案袋内材料请按照上述材料顺序依次整理好放进档案袋内。档案袋封面上的项目请用黑色水笔或钢笔一一填写清楚。

二、档案审查说明

档案审查分三级,即院系自查、就业指导中心复查和就业指导中心通报。

1.院系自查

毕业生辅导员要本着认真负责的态度,亲自带领学生自查本院(系)毕业生档案,认真核对份数,检查学生档案是否有缺失、应归档资料是否已全部归档、已归档资料是否符合要求,认真查看意见栏是否签署、公章是否齐全、签名是否有遗漏等,发现问题及时纠正,争取移交就业指导中心的档案零失误。

2.就业指导中心复查

院系审核无误后,先将审核好的档案取一份模板交就业指导中心复查,同时提交档案自查报告(盖上院系公章)至就业指导中心办公室。就业指导中心复查档案模板无误后,方可移交。移交时请将毕业生档案按照专业、学号依次排好,每叠档案用绳子系好,且在第一份档案上放上该叠档案的名单(档案名单要体现院系、年级、专业、学制、姓名、生源地、就业单位、就业类型、备注),已签订协议书属已签约的学生还需在备注栏中注明档案是以邮政快递方式寄还是以机要方式寄,同时提交龙岩学院2014届毕业生档案交接记录单(模板见附件1)。档案移交数量与生源数据不符的,须在档案交接单的备注栏进行说明。

3.就业指导中心通报

为规范档案管理,从今年起将实行档案整理通报制度。院系移交全部毕业生档案后,就业指导中心还将组织学生仔细检查每份档案,根据检查结果,客观公正地对各院(系)的档案整理工作予以评分排序,并在各院(系)进行通报,同时作为一个重要指标纳入院系就业工作评估中。

三、档案整理要求

毕业生档案材料反映学生的学习、成长表现和奖惩等情况,是学生在校期间的综合反映,是用人单位选拔、录用毕业生的重要依据。各院(系)要高度重视,严格遵守档案保密制度,认真落实,用足够的耐心和细心去完成此项工作,避免往年存在的问题再次出现,确保2014届毕业生档案管理各项工作顺利进行。

附件1:龙岩学院2014届毕业生档案交接记录单(点击下载)

龙岩学院学生就业指导中心

2014.3.4

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